Interview d’une télésecrétaire 2.0 Véronique Augustine de Savigny – VADS

Pourrais-tu te présenter en quelques lignes et nous parler de ton parcours professionnel, qu’est-ce qui t’amenée à exercer ton métier en tant qu’indépendante ?

Avant toute chose, merci Valérie de me donner l’occasion de me présenter.

Je suis Véronique Augustine De Savigny, je suis mariée, j’ai 3 grands enfants. Je suis assistante de direction par choix depuis 30 ans maintenant.

J’adore mon métier car je suis bien convaincue de son utilité pour une entreprise, un service, un entrepreneur , … J’aime bien dire que  je suis une FACILITATRICE.

J’ai travaillé dans différentes structures et ces 20 dernières années dans une banque. Je suis venue à l’indépendance suite à un licenciement économique intervenu en 2009.

L’idée de prendre mon indépendance est venue après la faillite de la banque dans laquelle je travaillais, fin 2008. Très vite j’ai pris la décision de créer mon entreprise. Plusieurs raisons à cela : d’une part ma grande expérience du métier, d’autre part mon âge – j’ai été licenciée l’année de mes 50 ans – m’ont fait penser que je pourrais proposer mes services directement à des professionnels ou des particuliers.

Est-ce que tu as obtenu l’adhésion de ton entourage lorsque tu t’es lancée ? Quelles difficultés as-tu rencontrées ? Combien de temps s’est écoulé entre l’idée de créer ton entreprise et la concrétisation de ton projet ?

Heureusement pour moi, mon mari, mes enfants et mon entourage proche (famille et amis) se sont montrés enthousiastes et encourageants quant à mon projet et ont souligné mon courage. De ce côté-là, aucun souci.

Il ne faut pas croire pour autant que cela soit facile. Partir de rien est plus ardu que l’on ne croit.

La première difficulté à laquelle j’ai été confrontée est l’isolement. Se retrouver seule après avoir été salariée quelques 30 ans est très difficile à appréhender et surtout très difficile à combattre. Pendant cette première période, j’ai beaucoup échangé avec une de mes amies qui a travaillé dans la même banque que moi et qui a été licenciée au même moment. Nous nous sommes soutenues dans l’effort.

La période entre la décision et la création de VADS a été relativement courte 6 mois.

On lit parfois sur le net « créez votre entreprise de télé secrétariat avec zéro euro !» qu’en penses-tu ?

 Je ne dirais pas que créer son entreprise ne demande aucun investissement. Maintenant je ne dirai pas non plus que c’est un coût exorbitant. Pour te donner une idée des investissements que j’ai faits, ils sont au nombre de 4 : en premier lieu un site internet avec création de logo que j’ai fait faire par un professionnel, en deuxième lieu du matériel informatique dédié uniquement à mon entreprise (ordinateur, imprimante, logiciels…), en troisième lieu de la téléphonie (ligne dédiée) et en quatrième lieu de la communication (travaux d’imprimerie, abonnements à divers annuaires…).

Une fois que ton entreprise a été créée, qu’est-ce que tu as réalisé en premier ? un site ? des outils de communication ? De la prospection ?

 Après réflexion, j’ai décidé d’investir d’abord dans un site internet. Pourquoi le site plus que la communication ou la prospection ? Dans mon métier de télé secrétaire, je mets en avant le fait qu’avec les outils de télécommunication actuels, la distance  n’est plus un problème. Et puis cela me paraît plus facile de contacter des prospects et d’avoir ma vitrine.

Les outils de communication et la prospection sont venus après.

On préconise aujourd’hui d’avoir une fanpage Facebook, un profil sur Viadéo, un compte sur Twitter pour développer la visibilité de son entreprise. Quelle a été ta démarche sur les réseaux sociaux ? Là encore as-tu rencontré des difficultés ou étais-tu déjà utilisatrice des réseaux ?

 Pour être honnête avec toi et nos futurs lecteurs, je ne connaissais quasiment pas les réseaux sociaux excepté Facebook que j’avais déjà utilisé à titre personnel mais très occasionnellement.

Ma démarche sur les réseaux sociaux a été active mais pas facile quand on n’y connait rien ou si peu. J’ai été très aidée – tu en sais quelque chose MERCI à toi.

 J’ai commencé par un compte Viadeo et mon premier client est arrivé par ce canal. Merci à lui qui me fait toujours confiance.

Aujourd’hui j’ai un compte Facebook, une fanpage, un compte Twitter, un compte Viadeo, un compte Linkedin, un compte Google +. Je suis également présente sur un grand nombre de sites répertoriant les entrepreneurs que j’ai trouvés en faisant des recherches sur le net.

J’essaie d’avoir une démarche proactive, d’alimenter mes pages régulièrement, soit en publiant des articles sur mon blog – pas assez -, soit en relayant des informations qui me paraissent intéressantes à partager via Facebook, Twitter, etc. C’est un investissement en temps important, voire très important, mais pour moi indispensable pour être visible.

Pour faire un premier bilan, quand j’ai créé VADS j’étais absolument invisible sur les réseaux. Maintenant c’est mieux.

Donc tu as raison de le dire, de l’écrire et de le répéter, les réseaux sont réellement incontournables.

 Le secrétariat indépendant s’exerce la plupart du temps à distance et donc pas forcément sur site. La solitude est-elle facile à gérer pour un(e) jeune entrepreneur(e)? Fais-tu partie d’un réseau ou d’une association par exemple ? As-tu des conseils à donner ?

 Effectivement je dirais que la solitude est le problème N° 1 quand on démarre. Pas facile de passer ses journées seule surtout au début. On ne sait pas par quel bout prendre le “problème”. Pour résoudre cela, j’ai fait différentes choses : sur Toulouse, je me suis inscrite dans un réseau professionnel qui organise régulièrement des cocktails, réunions … et qui me permet de rencontrer du monde, d’échanger et de me faire connaître. Je fais maintenant partie du bureau de cette association et cela portera ses fruits.

Je suis aussi une adepte du contact. Donc au début j’ai pris directement contact par téléphone avec les personnes pour échanger plutôt que d’envoyer des mails. Cela permet de tisser les liens plus “sérieux”.

J’essaie aussi d’échanger pas mal avec des confrères ou consœurs   via les réseaux. Le premier de ces lieux que j’ai trouvé est le hub “Télé secrétaires Unissons-nous “ que tu as créé sur Viadeo. J’y ai trouvé mon compte et je t’en remercie. Je suis maintenant plus présente aussi sur le groupe dédié aux télé secrétaires que tu as créé sur Facebook.  Ces deux groupes sont pour moi et je pense pour nous tous un lieu d’informations, un défouloir quand certaines expériences sont difficiles (client désagréable, mauvais payeur, …), un lieu de réconfort en cas de doutes, un lieu de partage, . C’est très important pour moi.

 Mes conseils seraient qu’il faut aller au devant des autres. Personne ne nous attend, et ne pas hésiter à parler, à dire que l’on ne sait pas, à demander de l’aide. Cela veut dire aussi qu’il faut être réactif, partageur, à l’écoute.

Une chose me semble aussi fondamentale : il faut convaincre son réseau familial, amical, professionnel, occasionnel de parler de vous. Il faut leur donner le réflexe de parler de vous.

Enfin, une dernière chose : il faut savoir s’arrêter. Ce n’est facile du tout, mais je pense que c’est salutaire de prendre un peu de recul, de réfléchir et de consacre du temps à sa famille, ses amis, ses centres d’intérêt… ou ne rien faire.

 Pourrais-tu nous décrire succinctement une de tes journées type ? As-tu des astuces à nous donner sur la gestion du temps quand on travaille à domicile ?

 Mon bureau est au premier étage de ma maison, quand mon mari part travailler à 7 h 30, je suis prête et je monte dans mon bureau.

Personne ne va dans mon bureau, ma famille le sait et n’entre jamais sans un accord de ma part.

Mes journées démarrent toujours par consultation de mes mails. J’essaie de répondre tout de suite parce qu’après je peux oublier et puis c’est pour moi une marque de professionnalisme que d’être réactive et bien sûr aussi une marque de politesse.

Ensuite toujours un petit tour sur les réseaux, plus particulièrement Facebook, et après je travaille pour mes clients. Mes clients sont divers et les prestations demandées aussi. Donc je “varie” les plaisirs. De la transcription audio, puis de la prise de rendez-vous, puis de l’organisation… Cela me permet de ne pas lasser. Bien sûr une pause déjeuner, souvent rapide, et je m’y remets pour tout l’après midi.

Je travaille généralement par tranche de deux heures à peu près. Quand je fais des pauses, je zappe sur les réseaux.

Généralement j’arrête à 19 h.

Pour la gestion de l’entreprise, je fais cela le week-end.

 Tu as une spécialité en tant que télé secrétaire  ? Tu pourrais nous dire en quelques lignes en quoi consistent justement ces compétences ?

 Je n’ai pas de spécialité à proprement parler, par contre j’ai des domaines de prédilection : l’organisation d’un bureau, de réunions, la transcription, le contact.

Si tu n’avais qu’un seul conseil à donner à un(e) futur(e) télé secrétaire, il concernerait quel aspect du métier ? L’équipement nécessaire ? La recherche de clients ?

Un seul conseil à donner ? Sans aucun doute, la recherche de clients car sans eux point de salut.

Pour se faire, différents canaux qui s’ajoutent : la prospection téléphonique ou par internet, le démarchage direct, aller frapper aux portes, distribuer mes flyers.

Bien entendu, il faut un minimum d’équipements, ordinateur, imprimante, téléphone en premier lieu.

Quels sont les logiciels que tu utilises et notamment ceux qui te semblent indispensables dans ton métier ( par exemple la suite Office, quel logiciel pour traiter un doc en PDF etc. ?) Peux-tu citer un « outil » ou un logiciel que tu as découvert et qui facilite ton travail ?

 Bien sûr j’utilise le pack office, Adobe reader pour les formats PDF, Express Scribe et Dragon Dictate pour la transcription, deux outils géniaux.

 Pour une entreprise, il y a des étapes importantes à franchir : 1 an, 3 ans, 5 ans et enfin 7 ans d’existence. 1 an pour celles dont le projet était mal ficelé et qui doivent fermer, 3 ans parce que c’est là que se terminent les exonérations partielles de charges (le bénéfice de l’ACCRE par exemple). Lorsque l’entreprise passe le cap des 5 ans, soit elle choisit de miser sur une forte évolution (embauche de salarié etc.) soit elle continue son chemin tranquillement vers ses 7 années … Comment envisage-tu l’évolution de ton entreprise ?

 A ce jour j’ai déjà franchi le cap des 1 an puisque j’existe depuis 2010. Je suis en phase ascendante vu que mon nombre de clients augmente et mon objectif est que VADS  poursuive son chemin activement. Pour le moment, je ne souhaite pas embaucher des salaries mais qui vivra verra.

 Je voudrais terminer si tu permets en disant à tous ma grande satisfaction à exercer ce beau métier de cette façon et remercier les clients qui me font confiance, les personnes comme toi qui partagent sans compter, la preuve en est avec ces interviews.

Merci Véronique pour ce témoignage !

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